Чек-лист: как построить эффективную систему управления персоналом стоматологии

Не секрет, что немалая часть успеха стоматологической клиники зависит от того, насколько эффективно работает ее персонал. Для максимальной эффективности необходима система.

Наша команда подготовила чек-лист, который поможет вам получить представление о том, как именно необходимо выстраивать эффективную систему управления стоматологией. Для удобства использования мы разбили рассказ на несколько блоков.

Общие положения

• Первый этап — теоретический. Как руководитель, вы должны отчетливо понимать, какие этапы проходит пациент в вашей клинике. Это необходимо для эффективного управления персоналом в дальнейшем.

• Очертите все точки входа. Через какие каналы пациент узнает о стоматологии? Сайт? Рекламная растяжка на главном проспекте города? Социальные сети? Ответы на эти вопросы зафиксируйте в письменном виде.

• Владельцу стоматологической сети необходимо настроить эффективную коммуникацию между филиалами.

• Нередко взаимодействие между сотрудниками разных отделений затруднена в силу использования бумажных медкарт.

• Между тем ситуация, когда пациент начинает лечение в одном отделении, а заканчивает в другом, вполне обычна.

• Чтобы избежать лишних сложностей, лучше оцифровать каждую клинику. Электронные медкарты, общая база данных — сегодня это необходимость.

• Постройте карту движения пациента. Вы должны понять, на каком этапе и с каким вашим сотрудником взаимодействует посетитель клиники.

• В соответствии с этими данными пропишите рабочие алгоритмы для каждого сотрудника в соответствии с его должностью.

Администраторы/сотрудники колл-центра

• Создайте необходимые условия для того, чтобы вся информация поступала к администратору оперативно.

• Сотрудник должен видеть, какие звонки он пропустил, какие должен совершить. Иметь оперативный доступ к социальным сетям и каналам коммуникации в целом, включая мессенджеры.

• Постройте эффективную систему контроля. Вы должны понимать, насколько эффективно работает администратор или сотрудник колл-центра, когда приходит на работу, какие звонки пропускает, когда и почему.

• Записывайте каждый разговор администратора с аудиторией стоматологии. Такой архив поможет разобраться в спорных ситуациях, если они возникнут.

• Упростите работу администратора с помощью современного софта. Человек может ошибаться, забывать, уставать. Машина всегда напомнит о необходимости совершить те или иные действия.

• Пропишите необходимые скрипты: разговора с пациентом, работы с ним в самой клинике.

Читайте по теме: Меняем бумагу на цифру: в чем плюс перехода на электронные карты для стоматологической клиники в 2022 году

Врач

• Разработайте медико-экономические стандарты лечения. Врач должен знать, что на такое-то действие у него есть определенное количество времени, что, согласно протоколу, он должен совершить следующие действия и так далее.

• Внедрите систему контроля, которая позволяет оценивать эффективность работы врача по заранее заданному алгоритму.

• Стандартизируйте приемы. Сделать это можно с помощью современного софта. Не стоит заставлять врача самому формировать квитанцию на оплату услуг.

• Проследите за тем, чтобы врач заполнял все необходимые бумаги. Это поможет снизить риск потребительского экстремизма.

Читайте по теме: 

Что такое план лечения в стоматологии: тонкости и нюансы

Встретимся в суде: что такое потребительский экстремизм в стоматологии и как с ним бороться

Куратор лечения

• Обеспечьте медицинского менеджера эффективным средством коммуникации со всеми сторонами лечения: пациентом, врачом, администратором.

• Разработайте необходимые инструменты для работы куратора лечения. Как минимум менеджер должен иметь возможность оперативно корректировать расписание пациента/врача.

• Внедрите систему контроля и рабочие стандарты. Это необходимо для эффективного управления и мониторинга результатов.

Возможное решение: медицинская информационная система нового поколения DentalPRO позволяет эффективно управлять персоналом клиники/стоматологической сети. Алгоритмы программы настроены таким образом, чтобы исключить влияние человеческого фактора на каждом из этапов.

Вместе с DentalPRO руководитель получает набор эффективных инструментов для мониторинга работы сотрудников. В режиме реального времени он может увидеть, кто из врачей соблюдает заложенные стандарты, какие звонки совершили или не совершили администраторы, узнать, насколько соблюдаются стандарты в целом.

Кроме того, DentalPRO позволяет эффективно коммуницировать с пациентами. Не тратя время на установку стороннего софта, клиника получает современный модуль колл-центра, возможность отправлять сообщения в мессенджеры из-под интерфейса DentalPRO и мощное мобильное приложение со встроенным чатом.