Какие документы должна заполнять стоматология, чтобы избежать юридических проблем

Чуть больше недели назад редакция блога подготовила материал, посвященный такому явлению, как потребительский экстремизм. В числе прочих рекомендаций там была упомянута необходимость тщательно вести документооборот. Но какие именно документы необходимы для работы с пациентом? Рассказываем в этом тексте.

Почему важно обращать внимание на документы

Ответ прост. Обращать внимание на заполнение медицинской документации необходимо для того, чтобы избежать всевозможных эксцессов. К ним можно отнести: 

• Судебное разбирательство с пациентом.

• Проблемы с получением денег по программе Добровольного медицинского страхования (здесь и далее ДМС).

• Всевозможные проверки со стороны государственных органов.

При наличии необходимых документов риск получить штраф или оказаться в суде сводится к минимуму. А вот отсутствие необходимых бумаг лишь увеличивается вероятность руководства клиники нарваться на неприятности в суде.

Какие документы необходимо заполнить

Весь перечень бумаг можно разделить на две составляющие. Часть из них заполняется до того, как пациент начал лечение в клинике. Часть — по факту проведенных работ. Пристальное внимание необходимо обращаться на все виды документов. Ниже мы расскажем о каждом виде документации по отдельности.

Согласие на обработку персональных данных пациента. Первый и едва ли не самый необходимый бланк, который должен подписать пациент. В его отсутствие клиника не имеет права использовать информацию о пациенте — даже в рамках создание учетной записи в рамках медицинской информационной системы.

Важно понимать, что клиника должна отметить в документации, для каких целей собираются персональные данные. Обычно это обработка с целью лечения, работы с амбулаторными картами, поддержания дальнейших контактов с пациентов и повышение качества работы клиники в целом.

Договор между клиникой и пациентом на оказание платных медицинских услуг. Еще один крайне важный документ, который любой человек обязан подписать перед тем, как сядет в кресло стоматолога. Общие правила здесь примерно такие же, как и в случае с любым другим договором. Он должен быть составлен в двух экземплярах, содержать всю необходимую информацию об исполнителе и заказчике услуг, данные о лицензии клиники, стоимости услуг. 

Отдельным пунктом прописывается ответственность сторон. При этом клиника также должна получить акт добровольного согласия потребителя на получения коммерческих услуг. Этот документ сохраняется в карточке пациента и так же важен, как и сам договор. Без него нельзя оказывать платные услуги.

Заполненная анкета и медицинская карта. Эти два документа также необходимо содержать в идеальном виде. Анкету пациент должен заполнить при первом обращении в клинику. В ней он отвечает на вопросы о наличии хронических заболеваний, аллергий на то или иное лекарство.

Медицинская карта (в электронном и/или письменном виде) заполняется врачом по итогу осмотра пациента. В карточке должна быть зафиксировано текущее состояние полости рта пациента, информация об итогах первичного осмотра, планы лечения, которые были предложены пациенты. В карточке также хранятся рентгеновские снимки и прочие необходимые сведения.

Правильное и тщательное заполнение амбулаторной карты — абсолютная необходимость для каждой стоматологии. Зачастую именно сведения, фиксируемые в этом документе, позволяют подтвердить правоту клиники в рамках судебного заседания.

Совет. Используйте инновационную стоматологическую программу DentalPRO для заполнения амбулаторной карты. С ее помощью все необходимые сведения можно внести за считаные минуты — благодаря умному вводу с помощью голосового ввода или системы тегов.

Кроме того, медицинский модуль DentalPRO содержит наглядную зубную формулу и возможность предложить пациенту сразу несколько планов лечения, к которым пациент всегда имеет доступ благодаря удобному мобильному приложению. Наглядность программы позволяет налаживать доверительные отношения с пациентом. Подробнее об этом явлении можно прочитать в одной наших предыдущих статей.

Еще одним важным документом, который пациент должен подписать  — это так называемое информированное добровольное согласие (ИДС). С его помощью клиника получает разрешение на осмотр человека, проведение обследования и составление плана лечения. 

В свою очередь, на клинику ИДС накладывает обязательства в максимально доступной форме доводить до сведения пациента информацию о состоянии его здоровья, диагнозе и нюансах предстоящего лечения. Важно помнить, что без подписания ИДС пациент имеет полное право не платить по счетам.

Документ о гарантийных обязательствах. Следует различать «Гарантийный срок» и «Срок гарантии и службы». В первом случае речь идет о времени, в рамках которого стоматология обязуется исправить за свой счет любые недостатки. «Срок гарантийной службы» же описывает время, за которое клиника должна исправить существенные недостатки. 

Эти два пункта необходимо четко прописывать в бумагах. Без фиксации этих данных эти сроки автоматически устанавливаются на отметке в 10 лет, что может быть крайне невыгодно для клиники.

Уведомление о соблюдении рекомендаций врача и сами рекомендации. Два документа, без которых также невозможно представить работу современной стоматологии. Сами рекомендации — это по большей части памятка для пациента, в которой клиника фиксирует то, что человек должен делать для поддержания здоровья полости рта. Например, регулярно приходить на профосмотры. 

Уведомление о соблюдении рекомендаций — это документ, который подтверждает то, что клиника в доступной форме объяснила пациенту необходимость следовать указаниям стоматолога.

Лайфхак: с помощью профилактических осмотров можно вернуть к сотрудничеству «потерявшихся» пациентов. Подробнее об этом читайте в этом материале.

После проведения медицинских процедур клиника обязана составить акт выполненных работ. В его рамках стоматология указывает, что все медицинские манипуляции были проведены в срок и в полном объеме. Своей подписью пациент подтверждает, что не имеет претензий к стоматологии. Разумеется, акт выполненных работ должен подкрепляться чеками об оплате.

Какие могут быть последствия

Как было сказано в начале статьи, неприятности из-за неправильно заполненной документации могут поджидать клинику сразу с нескольких сторон. В первую очередь клиника может столкнуться с так называемым медицинским экстремизмом. Явление это крайне неприятное, но правильно заполненная документация позволяет свести последствия к минимуму.

Во-вторых, отсутствие необходимых документов может смутить проверяющие органы и страховые компании. Сотрудники страховых трепетно следят за тем, чтобы клиника правильно заполняла все необходимые документы. 

Выбирайте правильно 

Разумеется, можно переложить обязанность по контролю за документацией на плечи линейного персонала: администраторов и менеджеров клиники. Однако на практике такой подход почти всегда приводит к непредвиденным обстоятельствам. Кто-то что-то забыл, пациент торопился — и вот уже стоматология остается не защищена в юридическом поле. 

Один из самых эффективных способов обезопасить процесс работы — это переложить контроль на «плечи» искусственного интеллекта, который не даст лечению пойти дальше без заполнения необходимых бумаг. Именно таким образом работает программа DentalPRO — одно из самых эффективных решений на рынке специализированного софта.

Убедитесь лично в эффективности DentalPRO. Для этого оставьте заявку на нашем официальном сайте и получите доступ к бесплатной 14-дневной демоверсии программы.