Как сократить расходы стоматологии: техники и правила избавления от издержек

Рано или поздно владелец частной стоматологии, как и всякий другой бизнесмен, задумывается о сокращении издержек. Это решение вполне понятно. Но как снизить затраты правильно? Читайте об этом в нашей сегодняшней статье.

Какие существуют статьи сокращения расходов

Стремясь сократить издержки до максимума, владельцы клиник нередко совершают одни и те же ошибки. К примеру, неправильно подходят к статьям расходов. Руководитель всегда должен помнить, что существует определенная черта, переходить которую нельзя ни в коем случае. Иначе велик шанс лишиться сотрудников и репутации. Ниже мы поговорим о статьях расходов, сокращать которые необходимо с умом.

В первую очередь это, конечно, траты на оборудование. «Железо» в стоматологии стоит дорого. Одно только кресло обойдется тысяч в 30 евро. Однако не стоит кидаться из крайности в крайность, покупать заведомо дешевую технику или БУ, чей рабочий ресурс уже почти иссяк. Причина проста: с таким подходом расходы не только не удастся сократить расходы — они только вырастут. Как минимум из-за необходимости качественной диагностики и ремонта рухляди, которая была куплена за гроши.

Гораздо правильнее включить стоимость оборудования и его амортизацию в чек пациента. Средняя стоимость лечения от этого только повысится, но зато недовольных отзывов станет в разы меньше. Причем не только от людей, которые пришли за лечением, но и от собственных сотрудников, которым, в общем-то, и предстоит пожинать плоды эффективного менеджмента.

Вторая статья расходов касается содержания самой клиники. Это и арендная плата (если помещение не находится в собственности), и стоимость текущего ремонта, и оплата коммунальных услуг. На содержании можно экономить, но очень осторожно. 

К примеру, никто не мешает на этапе открытия клиники снять помещение среднего размера. Однако на чем точно не стоит экономить, так на услугах охраны, страховке и установке сигнализации. Конечно, стоматология — это довольно экзотическая цель для воров, однако стоит помнить, сколько стоит недавно купленное оборудование.

Немалую часть бюджета сжирает приобретение расходников и инструментов. И это очень плохая новость, поскольку экономить на одноразовых материалах может только безумец, которому плевать на здоровье пациентов и сотрудников. Оптимизировать эти расходы можно, но действовать надо с умом. Что именно необходимо делать, мы расскажем чуть ниже.

Наконец, немалую часть денег съедает оплата работы врачей и прочего персонала клиники. Опять же, это далеко не тот аспект, на котором следует бездумно экономить. К примеру, врач может и, скорее всего, будет лицом клиники. Именно он запустит сарафан, который будет подкрепляться продвижением в сети, на радио или телевидении.

В свою очередь, без хорошего бухгалтера (или ПО, которое его заменяет) невозможно вести финансовый учет. Соответственно, сокращать расходы на персонал надо, но делать это стоит очень аккуратно.

Каковы главные правила сокращения расходов

Если описанные выше издержки нужно сокращать с умом, то какие существуют правила? Их на самом деле не так много.

Правило первое: тратами надо управлять, а не срезать их бензопилой. Необходимо выстроить систему, которая позволит снижать расходы пусть по чуть-чуть, но регулярно, а не в режиме «у нас уже пылает сарай — а там и до хаты недалеко».

Соответственно, правило номер два гласит: радоваться надо любым успехом. Если месячная отчетность показывает, что клиника сумела сэкономить одну или две тысячи рублей, то это уже результат. Причем очень даже хороший. Значит, стратегия работает и надо двигаться дальше по заданному направлению.

Правило номер три: не бойтесь зарыться в мелочах. Зачастую наибольшие траты можно понести, если упустить из виду что-то совсем незначительное. Поэтому не бойтесь считать, сколько ватных тампонов потратил врач на приеме. Может быть, он слишком много использует расходников?

Правило номер четыре: чтобы понять, на чем можно сэкономить, вначале надо потратить. Касается это не только денег. Даже обычная беседа с персоналом — это траты. В данном случае личного времени. Не скупитесь. Позже это поможет.

Правило номер пять: не жалейте денег на безопасность. Договор страхования, проверенная служба охраны (можно у коллег поинтересоваться, кто работает на рынке лучше всех), качественная сигнализация. Да, безопасность требует дополнительных вложений, однако лучше регулярно платить за тревожную кнопку, чем потом приобретать оборудование с нуля.

Правило номер шесть: в сокращении расходов должен участвовать весь персонал. Необходимо выстроить такую систему, в рамках которой каждый член коллектива вносить свой вклад в сокращение расходов. И здесь потребуется большой управленческий талант.

Наконец, правило номер семь: не бойтесь цифр. Любые траты необходимо просчитывать. Никогда не принимайте что-либо на веру — проверяйте все досконально.

Какие существуют направления сокращения расходов 

Таких направлений ровно три: 

• Арендная плата: на ней действительно можно сэкономить, если подойти к оптимизации пространства с умом. Зачастую коммерческой стоматологии не нужны огромное пространство. Держите этот принцип в уме, когда ищете помещение.

• Зарплаты сотрудников. Идея состоит в том, чтобы платить персоналу ровно столько, сколько они отработали в реальности. Для этого отлично подходит сдельная форма оплаты труда. Во-первых, она мотивирует выполнять все поставленные планы. А во-вторых, позволяет не терять лишние.

• Наконец, необходимо постоянно изучать налоговое законодательство. Зачастую государство предоставляет возможность получить налоговые льготы. Этим необходимо пользоваться. 

Какие существуют стратегии сокращения расходов

Переходим непосредственно к схемам сокращения расходов. И первая из них — это экспресс-схема. Суть ее проста. Необходимо разделить все издержки: 

• На те, без которых клиника попросту не будет работать. К ним, к примеру, относится пополнение материалов, зарплаты врачей.

• На расходы, без которых работа стоматологии будет происходить со сбоями. Это траты на рекламу и продвижение, интернет, телефония.

• На расходы, чье наличие или отсутствие серьезно не отражается на деятельности клиники. К примеру, ДМС для сотрудников или корпоративные выезды на природу.

• На расходы, которые, в принципе, не способны принести какой-либо пользы. Яркая иллюстрация таких расходов — финансирование дней рождений персонала/директора за счет клиники.

Вторая стратегия заключается в резком снижении расходов. В ее рамках руководитель должен проанализировать всю деятельность клиники и постараться произвести оптимизацию. Эта оптимизация происходит за счет: 

• Поиска альтернативных поставщиков сырья и материалов. Речь в данном случае не идет о покупке менее качественных расходников. Необходимо найти поставщиков, которые могут привозить то же самое, но дешевле. Либо выбить скидку из уже имеющихся компаний-посредников.

• Оптимизации расходов на коммуникации, коммунальные услуги и.т.д. Разумеется, совсем урезать расходы не получится, но отказаться от такси для развоза сотрудников в вечернее время вполне можно. Равно как заключить более выгодный контракт на предоставление телефонии.

• Сокращение персонала. На этом этапе необходимо оценить эффективность каждого подчиненного и уволить «слабые» звенья. Это поможет сэкономить на фонде оплаты труда.

Третья стратегия в чем-то похожа вторую. Разница лишь в том, что она предполагает систематическое сокращение издержек. Предприниматель должен постоянно держать руку на пульсе, правильно управлять инвестициями и сокращать расходы там, где это возможно. К примеру, постоянно находиться в поиске более выгодных контрактов на закупку расходников. Также необходимо отказаться от управленческих шаблонов и выстраивать работу клиники в соответствии с современными трендами в управленческом искусстве.

Типичные ошибки при сокращении расходов

Ошибка номер один: сокращать расходы в кризис. Это бесполезно, поскольку по-настоящему эффективное сокращение — процесс достаточно длительный и лучше всего его начинать в то время, когда клиника чувствует себя прекрасно в финансовом плане. Это создает пространство для маневра и позволяет выиграть время. Кризис же — это ситуация, к которой лучше подходить, когда клиника уже отказалась от нецелевых трат.

Ошибка номер два: отказываться платить по счетам и выдавать зарплаты. Этот метод может быть эффективен. Он позволяет сохранить средства клиники, но лишь в краткосрочной перспективе. В действительности отказ от обязательств не имеет ничего общего с реальной экономией и лишь усугубляет проблемы. В том числе в юридической плоскости.

Ошибка номер три: медлить с закупками. По сути, это способ показать акционерам экономию, но лишь на бумаге. По документам клиника действительно тратить меньше денег, но рано или поздно заполнить склад новыми расходниками все равно придется. И это обязательно станет известно людям, которых вы усердно водили за нос.

Ошибка номер четыре: сокращать по старым формулам. Речь в данном случае идет о так называемой форме сокращения расходов, при которой каждая статья затрат срезается на 15%. Такой нормированный подход совершенно не учитывает специфику работы медицинских учреждений.

Ошибка номер пять: отказ от инвестиций. Такое решение напрямую сказывается на качестве работы стоматологии. Инвестиции помогают развивать клинику: внедрять новые технологии, нанимать на работу первоклассных врачей, поддерживать качество на высоком уровне. Стоматология — это бизнес, который во многом держится на репутации. И отказ от инвестиций может сильно ее пошатнуть.

Ошибка номер шесть: попытка сэкономить на рекламе. Стоматология — очень конкурентный рынок. Поэтому срезать расходы на рекламу нельзя. Можно их оптимизировать: к примеру, отказаться от каких-то каналов распространения рекламы, если они не показывают достаточную эффективность. Однако полностью отказываться от продвижения нельзя.

Ошибка номер семь: сокращать зарплаты работников, не отказываясь от лишнего персонала. Порой ситуация требует расстаться с людьми, однако руководитель не хочет идти на это, предпочитая урезать зарплату на 30% и более процентов. Это — еще одна из самых распространенных ошибок. Подобная тактика снижает мотивацию сотрудника. Он начинает искать другого работодателя и в итоге страдают все: клиника, которая не решается на сокращение, и сам работник, которому приходится пересматривать свои расходы.