Зачем нужен аудит стоматологической клиники

Для обычного человека слово аудит звучит пугающе. Это что-то из финансовой сферы, непонятное и очень сложное. В действительности все, конечно, не совсем так. Аудит бывает в том числе в медицинской сфере. В этом материале мы расскажем о том, что такое аудит стоматологической клиники и почему этот процесс крайне важен.

Содержание: 

1. В чем заключается аудит стоматологии

2. Внутренний и внешний аудит — в чем разница

3. Внутренний аудит: алгоритм действий и цели

1. Шаг 1 — Назначение аудиторов

2. Шаг 2 — Формирование плана аудита

3. Шаг 3 — Поэтапная проверка стоматологии

4. Шаг 4 — Составление отчета по результатам аудита

5. Шаг 5 — Составление плана по корректировке ошибок

4. Внешний аудит: порядок действий

1. Шаг 1 — Подготовка к аудиту

2. Шаг 2 — Планирование проверки

3. Шаг 3 — Проведение проверки

4. Шаг 4 — Завершение внешнего аудита

В чем заключается аудит стоматологии 

Что такое аудит? Говоря совсем простым языком, аудит — это системная проверка деятельности стоматологии. Главная ее цель состоит в том, чтобы выявить, насколько клиника соответствует определенным стандартам. В свою очередь, эти стандарты могут быть как внешними (государственные требования на уровне законных актов и инструкций), так и внутренними.

К примеру, менеджмент большой сетевой клиники разработал стандарт оказания услуг. В документе прописано все: от желаемого времени приема пациента с градацией по степени сложности лечения до скриптов беседы с ними по телефону. Разумеется, управленец не может выполнять всю работу в каждом филиале: ставить пломбы и в промежутке отвечать на телефонные звонки.

Поэтому обязанности делегируются штатным сотрудникам. В итоге врачи лечат, а администраторы — работают на ресепшене. Это (так сказать) нормальное развитие событий. Другое дело, что люди — они на то и люди: далеко не все сотрудники будут стремиться исполнять стандарты. Причины могут быть разными: от банальной лени до гигантской загруженности отделения.

И вот для проверки того, насколько хорошо выполняются внутренние и внешние предписания и собирается аудиторская группа. Таким образом, аудит в стоматологии — это комплексная проверка работы клиники в целом, а не страшное действие, связанное исключительно с бухгалтерией.

Внутренний и внешний аудит — в чем разница

Разумеется, аудит бывает разным. Эксперты выделяют как минимум два вида проверок: внутреннюю и внешнюю.

Внутренний аудит осуществляется силами самой компании и направлен в первую очередь на выявления соответствий установленным стандартам. К примеру, крупная стоматологическая сеть может организовать проверку одного из своих филиалов силами штатной группы специалистов из других подразделений стоматологии.

Внешний аудит, как и следует из названия, проводят сторонние специалисты. Если речь идет о сотрудниках заинтересованных ведомств (к примеру, страховых компаний или государственных органов), то такую проверку называют аудитом второй стороны. Если же к исследованию работы клиники привлечена сторонняя компания, специализирующаяся на такого рода деятельности, то такую проверку называют аудитом третьей стороны. Именно этот вид проверки чаще вспоминают при упоминании слова аудит, поскольку он нацелен на выявления недостатков работы бухгалтерии.  

Стоит отметить, что главная цель любого аудита состоит вовсе не в том, чтобы найти виновных и наказать. Конечная цель — выявить недостатки и несоответствия стандартам и устранить их.

Внутренний аудит: алгоритм действий и цели

Внутренний аудит — это сравнительно рутинная процедура. Происходит она по следующему алгоритму.

Шаг 1 — Назначение аудиторов

Руководить группой должен специалист, имеющий достаточные компетенции — к примеру, главный врач одного из филиалов. К нему в помощь прикрепляются специалисты разных направлений. Главное требование здесь одно — аудиторы не должны иметь прямого отношения к отделению, деятельность которого проверяется в данный момент.

В свою очередь, сам процесс аудита должен учитывать следующие факторы: 

• Внутренний контроль клиники базируется на рекомендациях ФГБУ «Центра мониторинга и клинико-экономической экспертизы» (Росздравнадзор).

• Аудит должен учитывать стандарт ГОСТ под номером ИСО 19011:2012. В нем, в частности, приводится необходимые инструкции для изучения системы менеджмента, а также указания о том, как именно необходимо собирать данные для проведения внутренней проверки.

В конечном счете главный врач должен подписать приказ, в котором указываются сроки проведения проверки, порядок проведения проверки и перечислены сотрудники, задействованные в ней.

Шаг 2 — Формирование плана аудита

На этом этапе группа проверяющих должна максимально подробный, поэтапный план аудита стоматологии, который, помимо внутренних стандартов, должен опираться на требования и рекомендации государственных органов. На каждое из направлений назначается ответственное лицо.

Шаг 3 — Поэтапная проверка стоматологии

Собственно, сама проверка. Она включает в себя: 

• Детальное изучение документации стоматологии. Проверяются должностные инструкции, приказы, распоряжения и.т.д.

• Проверяются медицинские документы пациентов: карты, истории болезней, заполненные договоры.

• Проводится опрос работников клиники и пациентов. У последних выясняют их мнение о качестве оказываемых услуг и безопасности.

• Проверяется процесс работы стоматологии.

По каждому из проверяемых аспектов аудитор ставит двоичную оценку. Пример такой оценки выглядит следующим образом: «приемлемо — неприемлемо», «Да — Нет» и.т.д.

Шаг 4 — Составление отчета по результатам аудита

На это действие в среднем отводится две недели со дня завершения проверки стоматологии. В отчете приводятся результаты комплексной проверки в соответствии с заданными параметрами.

Стоит отметить, что аудиторы оценивают клинику в целом. Если какой-то из аспектов получил неудовлетворительную оценку, то деятельность стоматологии оценивается не соответствующей заданным критериям.

То же самое касается проверки учреждения, состоящего из множества филиалов. В случае когда какое-то одно отделение не прошло проверку, деятельность всей сети признается неудовлетворительной.

Шаг 5 — Составления плана по корректировке ошибок

Как уже было сказано выше, главная цель аудита — это выявить ошибки и составить план по их устранению. После того как все проверки были проведены и составлен отчет, начинается работа над чек-листом, в котором указано, что именно необходимо поменять.

Внешний аудит: порядок действий 

По своей технологии внешний аудит не сильно отличается от внутреннего. Типичный порядок шагов выглядит следующим образом.

Шаг 1 — Подготовка к аудиту

Этот шаг можно назвать этапом согласование. Между клиникой и аудиторами заключается договор на оказание услуг. В юридических бумагах фиксируются основные аспекты работы аудиторов. После компания начинает изучать документацию клиники, собирая по крупицам все необходимые данные.

Шаг 2 — Планирование проверки

Когда данные собраны и договор подписан, аудиторы начинают готовиться к будущей проверке. Этот этап называют планированием.

Шаг 3 — Проведение проверки

Аудиторы проверяют документацию и собирают необходимые данные. На этом этапе главная задача — собрать достаточно информации для составления отчета, который будет предоставлен заказчику проверки.

Шаг 4 — Завершение внешнего аудита

На этом этапе проверяющие систематизируют и анализируют данные и на их основе готовят так называемое аудиторское заключение. В финале проверки руководитель стоматологии получает письмо, в котором помимо результатов проверки содержатся советы по улучшению работы бухгалтерии.

К примеру, клиники может быть предложено изменить алгоритмы лечения пациентов или изменить график уборки помещений, чтобы соответствовать требованиям законодательства.