Кейс: Как мы внедрили МИС для стоматологической клиники и перевели бумажную работу в цифровой формат
Не секрет, что бизнесмены, чье дело не связано с высокими технологиями, нередко с недоверием относятся к техническим инновациям — в том числе в сфере прикладного ПО. Однако бывают и исключения. В этом кейсе мы расскажем о стоматологической клинике из Казани, которая решилась на смену программы и сумела объединить весь необходимый для работы функционал внутри одного решения.
О клиенте
Жители Казани очень хорошо знакомы с «Зубной лечебницей», которая по праву считается одним из лидеров отрасли на местном рынке. «Зубная лечебница» старается идти в ногу со временем, оказывает широчайший спектр услуг населению и постоянно ищет пути для модернизации и улучшений. Владелец «Зубной лечебницы», Камиль Анзяпович Хабиров, ранее работал в одной из ведущих сетевых клиник Казани под названием «Эксклюзив-дент». Камиль Анзяпович относится к очень прогрессивному типу собственников. Он живо интересуется современными технологиями, посещает тематические выставки и выбирает для своей клиники самые современные и проверенные технологии.
«Зубная лечебница» в цифрах:
-
Один филиал со штатными сотрудниками + 2 врача в статусе ИП;
-
7 кресел (5 принадлежит штатным врачам + 2 кресла занимают врачи со статусом ИП);
-
5 отделений: терапия, хирургия, ортодонтия, ортопедия, пародонтология;
-
8 штатных врачей разной специализации: хирург, терапевт, ортопед, ортодонт, пародонтолог);
-
5 администраторов;
-
Всего 15 сотрудников.
Ранее «Зубная лечебница» использовала в своей практике разные CRM-системы, однако они не давали нужного уровня функциональности и автоматизации. Несмотря на технический прогресс, сотрудникам клиники приходилось слишком много времени тратить на выполнение бумажной работы. В том числе — создавать планы лечения.
«Раньше мы их, как правило, рисовали, распечатывали и показывали пациентам. Несколько листочков, от руки написанные тексты — как следствие, пациенты далеко не всегда могли все это прочесть и понять».
(Сиразетдинов Нияз Илшатович, главный врач «Зубной лечебницы»).
Во время переговоров, мы совместно с руководителем клиники очертили ряд задач, которые необходимо решить. Условно эти задачи можно было разделить на две большие части — глобальную и локальную.
Глобально руководитель клиники хотел, чтобы DentalPRO упростила административный процесс и смогла собрать весь необходимый для клиники функционал в рамках одного ПО. Локально нам предстояло:
-
Научить программу учитывать наличие в клинике врачей со статусом ИП, чтобы и врачи со статусом ИП, и штатный персонал клиники могли использовать одну программно-административную среду и базу пациентоные филиалы одной клиники;
-
Интегрировать в систему возможность работать с компьютерными томограммами, чтобы их можно было смотреть внутри одной программы, не используя дополнительный софт.
-
Перенести существующую базу данных;
-
Интегрировать в систему цифровую и карточную базы;
-
Подготовить консервативную часть персонала к переходу на новый софт: объяснить людям, что инновации — это хорошо;
-
Улучшить презентацию планов лечения для пациентов и, как следствие, уйти от необходимости использовать листочки с нарисованными вручную зубами.
Собрав весь необходимый «анамнез», мы приступили к работе. Ее предстояло много. Без определенных нюансов и приятных неожиданностей, впрочем, не обошлось.
Процесс внедрения
Этап внедрения — это комплексный процесс, который можно сравнить с созданием автомобиля. В нашей компании над каждым кейсом работают сразу несколько отделов: от разработки до так называемого отдела экспертизы. Он состоит из практикующих стоматологов, которые помогают в адаптации медицинского блока клиники к условиям программной среды DentalPRO.
Сам процесс разделен на несколько этапов:
-
Внедрение административного блока: первичная настройка системы, внесение данных о количестве кресел, интеграция в систему документации клиники, внесение информации о скидках и акциях;
-
Внедрение медицинского блока: на этом этапе наши специалисты прорабатывают и проверяют прайс-листы клиента, переносят в систему протоколы лечения, проводят настройку автоприемов, рентген-кабинета и.т.д.
-
Технический этап: настраиваем телефонию и переносим в DentalPRO базу клиентов клиники;
-
Обучающий этап: на этом этапе наша команда проводит тренинги с персоналом клиники — обучает его использовать DentalPRO;
-
Финальный этап: запуск и отладка проекта с последующей передачей его в службу технической поддержки.
На бумаге эти этапы выглядят максимально простыми и логичными. Однако на деле каждый кейс по внедрению нового ПО — это индивидуальная, порой практически ювелирная работа. Простому обывателю это может показаться странным, но, опираясь на собственный опыт, можем сказать, что самый кропотливый этап почти всегда касается переноса данных из старой CRM клиента.
В случае с «Зубной лечебницей», к примеру, нам пришлось написать специальный импортер для того, чтобы успешно перенести всю необходимую информацию.
«Базы с первого раза корректно не перенеслась и, соответственно, мы составили техническое задание и, в результате, получили качественный импортер и полный перенос той базы, которая у нас была»
(Сиразетдинов Нияз Илшатович, главный врач «Зубной лечебницы»)
Вторая сложность касалась нумерации картотеки. Впрочем, эту задачу мы смогли закрыть ровно за день.
«Еще один маленький, но очень значительный нюанс в нашей работе — это нумерация картотеки. Этот момент был упущен нами и, соответственно, мы его не описали в техническом задании. Однако все было решение в очень сжатые сроки — в течение дня нумерация была восстановлена. Соответственно, цифровую и карточную базу мы теперь можем спокойно интегрировать».
(Сиразетдинов Нияз Илшатович, главный врач «Зубной лечебницы»).
Этап внедрения — это комплексный процесс, который можно сравнить с созданием автомобиля. В нашей компании над каждым кейсом работают сразу несколько отделов: от разработки до так называемого отдела экспертиза. Он состоит из практикующих стоматологов, которые помогают в адаптации медицинского блока клиники к условиям программной среды DentalPRO.
Сопротивление на местах
Переносить старые данные в новую систему — это кропотливый труд. Однако не менее важным отрезком внедрения можно назвать работу с персоналом клиники. Нередко врачи, администраторы, медсестры попросту не понимают, зачем руководитель решил сменить софт.
Ранее мы уже рассказывали о клинике «Маэстро», чьи сотрудники фактически саботировали процесс перехода на DentalPRO. К счастью, руководитель «Зубной лечебницы» практически не встретил сопротивления со стороны подчиненных. Однако сотрудники-консерваторы все же нашлись.
«С такими людьми как раз возникали трудности — это врачи, администраторы. Любую проблему, любую сложность, которая возникала в процессе внедрения, они воспринимали как некую точку, за которую можно зацепиться и показать, какая программа плохая и как она не подходит для нашей клиники.
В процессе обучения, а руководство DentalPRO предлагало все варианты (вплоть до презентации и общения по «Скайпу»), все происходило на высшем уровне. В итоге, эти люди-консерваторы в конечном итоге изменили свое мнение в лучшую сторону и смогли увидеть все плюсы этой программы. Сегодня они спокойно используют DentalPRO в своей работе».
(Сиразетдинов Нияз Илшатович, главный врач «Зубной лечебницы»).
В итоге, все задействованные в обучении сотрудники успешно дошли до этапа аттестации.
«В клинике обучение проходило около 15-и человек, включая администраторов и врачей. Сам курс состоял из несколько этапов. Первый этап — это отдельная обособленная программа обучения, она проходила дистанционно. По ее завершению состоялось тестирование. Далее, уже вторым этапом, проходили встречи в «Скайпе». В режиме видеотрансляции проходил проверочный блок, где удаленно врач или администратор сдавал некий экзамен».
(Сиразетдинов Нияз Илшатович, главный врач «Зубной лечебницы»)
Своя специфика
Нередко наши клиенты просят доработать определенный функционал «под себя» — сделать так, чтобы DentalPRO максимально учитывала специфику бизнес-процессов клиники. Мы всегда стараемся идти навстречу заказчику, тем более что сама логика, суть системы позволяет адаптировать ее практически под любые задачи.
В случае с «Зубной лечебницей» таких запросов было несколько:
-
Объединить в одну среду клинику и врачей-ИП, которые трудятся бок о бок со штатным персоналом «Зубной лечебницы»;
-
Доработать функционал модуля рентген-кабинета.
Первой была решена задача с объединением клиники и врачей-ИП.
«В рамках клиники также есть ИП. Речь идет об отдельных врачах, со своей базой, которые пришли к нам. В этом плане внедрение прошло также комфортно: база общая, запись общая, оплата проходит в правильном юридическом русле, бухгалтерские моменты — разделены ровно так, как необходимо врачу. Мы работаем в одной общей программе, но как разные филиалы».
(Сиразетдинов Нияз Илшатович, главный врач «Зубной лечебницы»).
Сейчас наша команда работает над другим запросом «Зубной лечебницы» и дорабатывает функционал рентген-кабинета.
«Одна из глобальных задумок — это интеграция снимков. Она уже была сделана, однако мы попросили интегрировать их в формате компьютерной томограммы, и этот вопрос прямо сейчас решается в рамках DentalPRO».
Сиразетдинов Нияз Илшатович, главный врач «Зубной лечебницы»
Впечатления от модулей
Строго говоря, успешность того или иного внедрения всегда зависит от действий не только нашей команды, но и персонала клиники. В случае с «Зубной лечебницей» внедрение прошло гораздо быстрее, чем это обычно бывает — как раз из-за заинтересованности руководителя клиники в переходе на новое ПО.
«Нашей инициативой было [тестовое] внедрение программы на неделю раньше основного запуска. Эту неделю мы использовали для того, чтобы отработать много-много процессов, которые возникали как из-за нашего непонимания, так и из-за вынужденного периода адаптации софта под клинику.
Пришли дни, когда произошло уже [основное] внедрение, приехали сотрудники компании и все вопросы, которые успели скопиться, были разрешены оперативно — будь это вопрос консультативного характера или какой-то технический вопрос».
(Сиразетдинов Нияз Илшатович, главный врач «Зубной лечебницы»)
В беседе с нашими корреспондентами главный врач «Зубной лечебницы» особо отметил модуль, позволяющий создавать максимально наглядные планы лечения для персонала.
«В новой программе нам понравилось наличие презентабельного плана лечения, который абсолютно понятен и пациенту, и врачам. Причем не только тем врачам, которые составляют этот план, но и тем, кто могут присоединиться в ходе лечения.
Презентабельность планов лечения была отправной точкой в вопросе смены софта. Помимо этого, разработки DentalPRO активно сотрудничают с нами — наши идеи постепенно воплощаются в жизнь.
(Сиразетдинов Нияз Илшатович, главный врач «Зубной лечебницы»).
Итоги
В конечном счете, процесс внедрения DentalPRO в бизнес-процессы казанской клиники прошел успешно. Руководитель, врачи и прочий персонал клиники получили систему, которая максимально автоматизирует работу.
Все цели были достигнуты:
-
Мы помогли клинике объединить все бизнес-процессы в рамках единой экосистемы DentalPRO;
-
Доработали ПО под нужды клиники — научили программу учитывать наличие врачей со статусом ИП;
-
Начали интеграцию снимков в формате компьютерных томограмм внутрь рентген-модуля;
-
Перенесли существуют базу данных;
-
Интегрировали в систему цифровую и карточные базы;
-
Обучили сотрудников клиники использованию DentalPRO и подготовили консервативную часть персонала к переходу на новую программу;
-
Улучшили презентацию планов лечения — как следствия, клиника ушла от необходимости использовать обычные листки с нарисованными от руки зубами.
Вот уже несколько месяцев «Зубная лечебница» работает с помощью DentalPRO. Сотрудничество с клиникой продолжается. Например, не так давно руководитель попросил научить ПО выводить администратору карточку пациента на экран, если его лицо попало в камеру слежения на входе в клинику. Впрочем, это уже совсем другая история, о которой мы как-нибудь обязательно расскажем.
«В завершении хочется сказать, что DentalPRO упростила бумажную работу, перевела ее в цифровой формат. Для своих коллег я бы рекомендовал программу потому, что это просто. Просто внедрить и просто в ней работать».
(Сиразетдинов Нияз Илшатович, главный врач «Зубной лечебницы»)
