Как выстроить эффективную систему управления стоматологической клиникой

Несмотря на то что коммерческая стоматология существует в России уже более двадцати лет, далеко не все руководители понимают, насколько важно грамотно организовать бизнес-процессы. В этой статьей рассказываем о том, как правильно управлять стоматологической клиникой.

Но прежде чем мы перейдем непосредственно к описанию поднятой абзацем выше темы, позвольте внести небольшое уточнение. Дело в том, что в нашей стране сложилось неоднозначное отношение к медицине в качестве объекта для бизнеса. Дескать, если человек гонится за прибылью, то услуги его клиники автоматически будут не очень качественными. Почему? Потому что деньги.

Самое удивительное, что этому заблуждению подвержены не только обыватели, которые сами никогда бизнесом не владели — в плену подобных заблуждений нередко оказываются и руководители. В особенности если, они выходцы из врачебной среды. Разумеется, не про всех людей можно так сказать. Порой и бывшие врачи оказываются крайне эффективными собственниками.

Однако в контексте нашей беседы важно понимать следующее: главная цель коммерческой стоматологии — это извлечение прибыли. Поэтому в деньгах как таковых нет ничего плохого. Более того, в стоматологической среде зачастую выигрывают как раз те, кто оказывает действительно качественные услуги. Поэтому никаких между капиталом и клятвой Гиппократа не существует. На этом тезисе перейдем к основному материалу.

Работа с персоналом клиники

Первым пунктом в построении качественной системы управления клиникой, безусловно, выступает персонал клиники. Сотрудники — это люди, которые приносят доход стоматологии. Поэтому крайне важно сделать так, чтобы люди, которые согласились на вас работать, ощущали себя максимально комфортно.

В первую очередь, конечно, это касается составления рабочей сетки расписаний. Не нужно превращаться в тирана и заставлять работать персонал до изнеможения. Расписание должно быть удобным для всех: руководителя, пациентов, самих врачей/администраторов/менеджеров.

Помните: стоматология — это конкурентная среда. Поэтому классному специалисту будет весьма просто найти новое место. Хороший врач или администратор — это штучный товар, и собственник клиники заинтересован в таком специалисте, пожалуй, даже больше, чем сам сотрудник в своем текущем месте работы. В особенности это актуально для позиции врачей.

Организовываем управления финансами

Второй по значимости пункт — это грамотное управление финансами клиники. На финансово-отчетной стезе выполнять придется многое. Как минимум: 

• Правильно вести бухгалтерию и сдавать отчеты в проверяющие органы с необходимой регулярностью.

• Полностью контролировать все финансовые потоки. Руководитель или сотрудник, которому делегирована эта обязанность, должен быть в курсе всей финансовой составляющей стоматологии.

• Правильно тратить имеющиеся средства на актуальные потребности клиники.

• Вовремя платить по счетам. Помните, что задержка зарплаты — это едва ли не худший мотиватор для успешной работы.

Конечно же, для выполнения всех этих функций потребуется профильный работник, а то и целый отдел, если речь идет о крупной сети стоматологий со множеством филиалов.

Организовываем маркетинг клиники

Как уже было сказано выше, стоматология — это конкурентная среда. Клиник на рынке любого города много. Поэтому крайне важно правильно подойти к продвижению предприятия. Продвижение любой клиники — штука сугубо индивидуальная, однако несколько советов дать все же можно, самых общих. 

Необходимо максимально облегчить доступ к информации. Ваша стоматология должна присутствовать на всех актуальных площадках: в социальных сетях, в базах агрегаторов, на картах различных сервисов. В конце концов, у клиники должен быть собственный удобный сайт. Чем больше точек входа, тем лучше аудиторный выхлоп.

Не стоит брезговать разными каналами привлечения трафика. С молодежью лучше работают социальные сети. С возрастной аудиторией — традиционная реклама. Порой одно объявление в бесплатной газете, которую получают все пенсионеры района, позволяет заявить о себе и привлечь достаточное количество пациентов пожилого возраста.

Ваши врачи — это отличный маркетинговый ресурс. Помимо своих основных функций, они могут, к примеру, сниматься в видеороликах, писать статьи для тематических площадок — в общем, выступать в качестве экспертов. Подобный подход позволяет создать клинике хорошую репутацию.

Выбираем программу для управления стоматологией

Разумеется, в XXI веке было бы глупо полагаться на амбарные книги для ведения учета и записывать заявки на бумаге. Мы живем в век высоких технологий, поэтому качественное IT-решение для управления клиникой — это такая же необходимость, как высокие зарплаты персонала.

Есть, впрочем, некоторые хитрости. Качественное ПО должно отвечать некоторым критериям.

В первую очередь, конечно, профессиональный софт должен максимально облегчать работу с пациентами. Причем речь идет сразу о нескольких аспектах: 

ПО должно обладать удобным расписанием, которое позволяет администраторам без труда составлять сетку посещений, принимать и обрабатывать заявки, вести электронный журнал, определять его лояльность.

Не менее важна и качественная система уведомлений. Она облегчает работу админа и напоминает ему о необходимости связаться с пациентом, отправить ему SMS-сообщений — в общем, сделать все, чтобы человек не остался без внимания и не ушел к конкурентам.

Наличие финансово-бухгалтерского модуля — хороший показатель качества системы. Программа для управления стоматологий должна без проблем позволить считать зарплаты, составлять необходимые отчеты, проводить анализ по некоторым заданным критериям.

Ну и, наконец, ПО в идеале должно облегчать работу врачей. К примеру, уметь из коробки составлять зубную формулу, иметь модуль для составления сразу нескольких планов лечения и возможность на лету из одного интерфейса посмотреть рентгеновские снимки.

Всеми этими качествами обладает стоматологическая программа нового поколения DentalPRO. Она позволяет заменить сразу несколько программ: 

• CRM для администраторов и управленцев;

• программу Call-центра;

• бухгалтерский софт;

• МИС — медицинскую информационную систему.

Загрузите прямо сейчас бесплатную демонстрационную версию DentalPRO и лично оцените все преимущества программы.